Mieux connaître votre CE

COMITE D’ENTREPRISE DE LA CAF 95
REGLEMENT INTERIEUR

approuvé lors de la séance plénière du 27 aout 2015

Préambule

Le Comité d’entreprise de la CAF 95 sis 2 place de la Pergola à CERGY PONTOISE (95018) a établi et adopté le présent règlement intérieur, conformément à l’article Article L2325-2 du code du travail «Le comité d’entreprise détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l’entreprise, pour l’exercice des missions qui lui sont conférées par le présent titre» lors de sa séance du 27 aout 2015.

Les dispositions du présent règlement intérieur du CE prennent effet à compter du 1er jour du mois qui suit son adoption. La validité du règlement intérieur est illimitée.

Il sera mis à disposition des bénéficiaires du CE. Toute demande de modification peut être présentée au CE par l’un de membres du bureau et cette modification fera l’objet, sous deux mois, d’un vote à la majorité du CE en séance plénière.

Rôle du CE

Le CE a pour double mission :

D’assurer l’expression collective des salariés et la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail et à la formation professionnelle. Il est à ce titre obligatoirement consulté et émet des avis sous forme de résolutions dans le cadre de son rôle dit économique ;

De gérer pour le compte des salariés, de leurs ayants-droits, voire des anciens salariés de l’entreprise, des activités sociales et culturelles afin de contribuer à l’épanouissement individuel et au bien-être de chacun.

Article 1 : Élections

La durée du mandat des membres élus est de 4 ans. Les élections doivent avoir lieu dans le courant du mois qui précède l’expiration du mandat en cours.

Article 2 : Élection du bureau

A la première réunion qui suit son élection, le CE désigne parmi ses membres :

– Le secrétaire, pris obligatoirement parmi les titulaires
– Le trésorier, pris obligatoirement parmi les titulaires
– Le(s) secrétaire (s)-adjoint(s)
– Le(s) trésorier(s)-adjoint(s)

Au cas où un membre du bureau cesse de faire partie du CE en cours de son mandat ou souhaite être déchargé de ses fonctions, il est procédé dans le délai maximum d’un mois à son remplacement dans les mêmes formes et pour la durée du mandat restant à courir.

La composition du bureau peut être modifiée ou complétée à tout moment par décision du comité.

Article 3 : Présidence

Le CE de la CAF 95 est présidé par le Directeur Général de la CAF du Val d’Oise.

Le Président peut participer aux votes lorsqu’il s’agit de prendre une décision relative à l’administration interne et à la gestion du CE (ex adoption du règlement intérieur, désignation des membres du bureau, gestion des activités sociales et culturelles).

Il ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres élus du CE en tant que délégation du personnel :
– Sur toutes questions qui relèvent du rôle consultatif du CE de la CAF 95 dans les domaines économiques et professionnel
– La désignation de membre du CE dans une autre instance
– Le choix de l’expert-comptable
– L’utilisation du budget de fonctionnement
– Le projet de licenciement d’un représentant du personnel
– L’horaire individualisé
– La conclusion d’un accord d’intéressement ou de participation

Article 4 : Assemblée plénière

Le CE se réunit au moins une fois par mois dans les locaux de la CAF, sur convocation du Président.

L’ordre du jour des réunions est arrêté conjointement par le Président et le Secrétaire, à l’exception des comités techniques dont l’ordre du jour est élaboré unilatéralement par le Président. En cas d’indisponibilité du secrétaire du CE, un secrétaire adjoint ou le trésorier pourront valablement établir l’ordre du jour.

Les membres du CE ont la faculté de faire inscrire un point à l’ordre du jour, à condition que le secrétariat en soit saisi dans les 8 jours précédant l’assemblée plénière.

La convocation comportant l’ordre du jour ainsi que les documents s’y rapportant et nécessaires au bon déroulement de la séance, est communiquée au moins 5 jours ouvrés avant la réunion.

Il pourra se tenir des réunions extraordinaires en cours de mois sur demande du président ou sur demande de la majorité des membres élus.

Les suppléants siègent de droit aux séances du CE.
.
Le médecin du travail assiste avec voix consultative aux réunions dont l’ordre du jour comporte des questions relatives à la médecine du travail.

En cas d’absence simultanée du Secrétaire et du Secrétaire Adjoint, le Président fait élire, par l’assemblée plénière un secrétaire de séance.

Le Président peut se faire assister par toute personne lui permettant de fournir des indications utiles sur les questions figurant à l’ordre du jour après accord du CE.
Le CE peut également se faire assister par une tierce personne après accord du Président.

Les membres du CE et les représentants syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles. Ils sont tenus au secret concernant les informations personnelles nominatives qu’ils pourraient avoir à connaître (art 2323-5 du code du travail)

Article 5 : Avis du comité d’entreprise

Lorsque le Directeur sollicite l’avis auprès des élus, dans le cadre de consultation préalable obligatoire (cf code du travail, cas de consultation), l’ordre du jour devra préciser que l’avis du CE sera sollicité.

Les documents nécessaires devront avoir été fournis préalablement à l’ensemble des membres titulaires, et au plus tard dans le délai prévu à l’article 4.

Les résolutions sont prises à la majorité des membres votants.

La non-participation au vote ou la prise d’acte ne sont pas prises en compte en tant que vote et n’entre pas en compte dans le calcul de la majorité.

Article 6 : Décisions du comité d’entreprise

Ce sont les décisions prises par le CE concernant la gestion des activités sociales et culturelles, le fonctionnement interne du CE, l’exercice d’attributions économiques.

La majorité requise est celle des suffrages valablement exprimés. Les membres élus titulaires ont seuls voix délibérative.

Toutefois si l’un des titulaires est absent, il est remplacé par l’un des suppléants.

La participation du président aux votes est limitée aux délibérations portant sur la gestion des activités sociales et culturelles et sur les modifications du fonctionnement interne du CE.

Article 7 : Procès verbal

L’ensemble de la séance fait l’objet d’un enregistrement. Cet enregistrement est mis à la disposition des membres du CE. Son utilisation est strictement réservée à un usage interne et dans le seul but d’établir ou de vérifier la rédaction du procès-verbal.

Une secrétaire mandatée par le Secrétaire du CE, après avis du bureau, peut être invitée à prendre en note les discussions et délibérations.

Le procès verbal est soumis au Président, et aux membres du CE, présenté à l’approbation à la réunion suivante du CE, puis communiqué à l’ensemble du personnel.

Il doit comporter nécessairement les mentions, déclarations ou décisions se rapportant :
– Aux résultats des consultations légales, obligatoires,
– A l’examen des rapports obligatoires de l’employeur, notamment sur l’évolution de l’emploi ou sur les conditions de travail,
– Au compte rendu de la réunion sur l’examen du bilan social, aux réponses motivées de l’employeur aux propositions précédentes du comité.

Article 8 : Attributions du secrétaire et du trésorier

Le CE de la CAF 95 est doté de la personnalité civile et gère à ce titre son patrimoine.
Le Secrétaire

Il est délégué par le CE pour accomplir tous les actes judiciaires et non judiciaires nécessaires à l’exercice de la personne civile du comité.

Il est responsable de la correspondance, de la signature des contrats et engagements de dépenses. Il fait effectuer le travail administratif en fonction des décisions prises par le CE.

Il assure les relations avec l’extérieur et peut confier ce travail au secrétaire-adjoint, au trésorier, au trésorier-adjoint ou aux personnes appointées par le CE.
Le Trésorier

Tient ou fait tenir la comptabilité dans les formes arrêtées par le CE.

La vérification et la validation des comptes se fait annuellement sous la responsabilité d’un expert comptable qui établit en collaboration avec le secrétaire et le trésorier, le projet d’arrêté annuel des comptes soumis à l’assemblée plénière pour approbation.

Il établit mensuellement un état de trésorerie faisant ressortir les frais engagés par les membres du CE.

Le Trésorier est assisté par le Trésorier Adjoint. Il établit le budget du CE en fonction des dispositions arrêtées.

En fin d’exercice le trésorier établit un compte rendu financier de l’exercice écoulé.
Opérations de crédits et de débits aux comptes

Le Secrétaire et le Trésorier ont tous pouvoirs pour agir séparément en ce qui concerne tous versements, crédits et débits en compte au nom et pour le compte du CE.
Délégations de signature

Le Secrétaire peut, sous sa responsabilité, donner délégation de signature, limitée ou non, à tout autre membre du bureau régulièrement élu ainsi qu’au personnel du CE.
Les engagements de dépenses ou ordonnancements

Les paiements et retraits de fonds seront réalisés sous double signature.

Pourront signer dans le groupe ordonnancement :
le Secrétaire
le Secrétaire Adjoint

Seront autorisés dans le groupe paiement :
le Trésorier
le Trésorier Adjoint

Deux personnes du même groupe ne pourront signer conjointement.

Article 9: Arrêté des comptes et rapport de gestion.

Le CE fournira chaque année des informations sur les transactions significatives qu’il aura faites, ainsi qu’ un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière et ce, en application de l’article L2325-50 Code du travail qui stipule entre autres « l’élaboration d’un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financières de nature à éclairer l’analyse des comptes par les membres élus du comité et les salariés de l’entreprise »;

En ce qui concerne le rapport de gestion, il devra être réalisé pour la première fois sur les activités 2015 en 2016.

L’arrêté des comptes et le rapport de gestion seront présentés en séance plènière dès validation par le cabinet d’expertise comptable.

Article 10 : Les commissions

Elles sont créées pour le fonctionnement optimum du comité et afin d’assurer au mieux la répartition des tâches.

En plus des élus, une représentation de chaque organisation syndicale peut être assurée par un ou deux membres désignés préalablement par courrier simple au Secrétaire et Président du CE.

Les commissions du CE sont chargées d’étudier et d’élaborer les décisions dans les domaines qui relèvent de leur compétence. A l’exception de la commission d’entraide, elles ne sont pas décisionnelles. Les propositions doivent faire l’objet d’un procès verbal soumis au vote du CE.

Chaque commission est présidée obligatoirement par un membre du CE de la CAF95, élu titulaire ou suppléant, ou à défaut par un membre du bureau. Le Président de la commission est en outre le rapporteur de la commission devant le comité. Il doit veiller au respect du présent règlement, rendre compte de l’activité au Secrétaire du CE et respecter le budget imparti à l’activité.

Dans un souci d’impartialité, les commissions étudient les demandes des agents de façon anonyme.
Concernant les activités courantes confiées, les membres de ces commissions ont délégation du comité pour accorder, ou refuser les prestations demandées en application du présent règlement intérieur.

En cas de différent grave, les membres de la commission peuvent solliciter le Secrétaire ou l’avis des autres membres du bureau.

Si un accord ne peut être trouvé, la décision est soumise à l’assemblée plénière du CE,

Article 11 : Les commissions obligatoires

La Commission de la formation professionnelle (L2325-26)

Elle est chargée de préparer les délibérations du comité. Elle est informée trois fois par an du plan de formation mis en place dans la caisse (prévisions, déroulement, bilans).

Elle a mission d’établir les moyens de favoriser l’expression des salariés en matière de formation et de participer à leur information.

Elle a également en charge les problèmes spécifiques en matière d’emploi et de travail des jeunes et des handicapés.

La commission égalité professionnelle hommes femmes (Article L2325-34)

Elle est chargée de préparer les délibérations du comité.

Elle a la même composition que la commission formation professionnelle.

La commission d’information et d’aide au logement. (Articles L2325-27 à L2325-33)

Elle a pour objet de faciliter l’accès au logement des salariés de l’entreprise, soit dans le cadre de l’accession à la propriété, soit dans le cadre de la location de locaux d’habitation destinés à leur usage personnel.

Elle assure notamment à ce titre :
– la gestion des attributions de logement,
– la gestion des prêts pour l’aide au logement
– le suivi des biens immobiliers

Article 12 : Les commissions facultatives (Article L2325-22)

La commission vacances

Elle a en charge le suivi des prestations prévues par le titre du chapitre. Et notamment :
– Les locations de gîtes et mobil’homes ….
– les chèques vacances

La commission enfance

Elle a en charge le suivi des prestations prévues par le titre du chapitre. Et notamment :
– les aides aux vacances enfants
– les sorties jeunes

La commission activités diverses

Elle a en charge le suivi des prestations prévues par le titre du chapitre. Et notamment :
– l’aide à la naissance
– jouets et spectacles de Noël pour les enfants du personnel
– cadeau de fin d’année pour le personnel
– divers.

La commission loisirs

Elle a en charge le suivi des prestations prévues par le titre du chapitre. Et notamment :
– la billetterie
– les spectacles
– les participations sur activités sportives ou culturelles
– fête de fin d’année pour le personnel
– les week-end,
– les voyages

La commission entraide

En collaboration et sur proposition de l’assistante sociale du personnel, elle assure l’attribution et le suivi des prêts sociaux et secours au personnel de l’entreprise.

La commission financière

Elle a en charge l’élaboration du budget et son suivi, ainsi que l’établissement du bilan.

La commission restauration

Elle a en charge le suivi des prestations prévues par le titre du chapitre. Et notamment :
– organisation de la prestation
– suivi des contrats, conventions et protocoles

Article 13 : Soutien logistique

L’employeur met à la disposition du CE les locaux et le matériel nécessaire à son bon fonctionnement.

Une convention signée entre le Président et le Secrétaire en précise les règles.

Article 14 : Personnel du Comité d’Entreprise

Le Comité d’Entreprise peut recruter du personnel, sous la responsabilité conjointe du Secrétaire et du Trésorier.

Article 15 : Permanences du comité d’entreprise

Les permanences sont assurées par un salarié du CE selon un planning affiché et consultable sur son site : www.cecaf95.org

Il est rappelé que les agents doivent adresser leurs réclamations directement aux élus sur la BALF « comité d’entreprise ».

Les personnes salariées du CE n’ont pas en effet vocation à répondre aux différentes questions ou réclamations des agents.

Article 16 : Traitement des litiges, demande de dérogations

Les réclamations sont à adresser à la commission en charge du sujet ou à un membre du bureau du comité d’entreprise (via la BALF ou la permanence).

Si l’agent n’est pas satisfait de la réponse qui lui a été apportée et maintient sa demande, celle-ci sera examinée, par le CE en séance plénière.

Article 17 : Les bénéficiaires

Dès lors que le salarié est lié par un contrat de travail et est rémunéré par la CAF 95 (quelle que soit la durée du temps de travail), il relève du CE de la CAF 95. Il est donc bénéficiaire de ses prestations sous réserve de remplir les conditions d’attribution que le CE peut décider de mettre en place pour accorder le bénéfice de celles-ci.

Il devra néanmoins justifier d’une ancienneté de 2 mois au moment de la réalisation ou de l’échéance de la prestation proposée.

Ce délai n’est pas exigé pour la billetterie et l’entraide.

Sont considérés comme bénéficiaires les « Ayants-droits » des agents de la CAF 95 :
– les conjoints
– les concubins déclarés en vie maritale ou pacsés
– les enfants de moins de 20 ans fiscalement à charge (enfants du salarié et/ou du conjoint ou concubin)
– les enfants handicapés bénéficiaires de l’allocation adulte handicapé, sans limite d’âge et fiscalement à charge
– en cas de séparation, les enfants figurant sur le livret de famille.

Les stagiaires, quel que soit leur mode de financement, bénéficient des œuvres sociales et culturelles dans les mêmes conditions que les salariés (art L612-12 du Code de l’Education)

Les salariés du CE bénéficient des activités des prestations au même titre que les salariés de la CAF

Particularités :
– Les agents en absence non rémunérée : (congé parental, congé sans solde, congé formation, congé sabbatique….) : le droit d’accès aux activités du CE est suspendu durant toute la période de non-rémunération par la CAF 95
– Les agents en formation longue durée : dès qu’une autorisation d’absence avec maintien de la rémunération ou financement FAF est donnée par la CAF 95 à l’agent, ses droits sont maintenus.
– Les agents faisant valoir leur droit à la retraite : l’accès aux activités du CE se termine avec la fin d’activité professionnelle. Cependant les futurs retraités sont invités à communiquer leur date de retraite et coordonnées retraite pour continuer à recevoir les informations du CE (ex. : locations de vacances, animations…). De même, sauf disposition contractuelle contraire, ils doivent rembourser le solde restant dû au CE au plus tard le mois du règlement de leur prime de départ à la retraite par la CAF 95. Ils peuvent aussi se rapprocher de l’A.M.I.C.A.F. (01.45.71.38.50)
– Les agents démissionnaires : les agents quittant l’entreprise peuvent bénéficier des activités du CE tant qu’ils sont présents à l’effectif de la CAF 95. La date limite d’inscription aux activités est alors la seule référence à prendre en considération pour savoir s’ils ont ou non le droit de bénéficier de l’activité. Leur inscription sous-entend que le coût de l’activité est réglé au jour du départ de l’entreprise.

Article 18 : Échanges informationnels entre le CE et les agents

Les agents sont tenus d’informer le CE de toute modification intervenue dans leur situation familiale. Ils sont tenus de fournir des renseignements justes et véritables et de remettre les justificatifs demandés, au risque de se voir refuser la prestation.

Le CE communique aux agents de la Caisse, par l’intermédiaire du panneau d’affichage, et de l’intranet de l’entreprise, ou de tout autre moyen les diverses prestations auxquelles les bénéficiaires peuvent prétendre ainsi que les dates d’échéance pour leur octroi.

Il communique par messagerie les mêmes informations aux autres bénéficiaires potentiels qui en feront la demande (agents en retraite, en invalidité, en congés maladie,….).

Il appartient aux bénéficiaires de s’assurer quelles sont les activités ou les situations prises en charge par le CE, par le biais du présent règlement intérieur.

Article 19 : Garanties sur les activités

Le CE n’est pas un organisme commercial. Les activités organisées par le CE ne sont pas soumises aux clauses de garanties relatives aux prestataires de service. Les informations diffusées par le CE pour présenter ses prestations n’ont aucun statut contractuel.

Lorsque le CE passe un contrat pour la réalisation de ses activités avec un prestataire, les garanties apportées par celui-ci s’appliquent aux bénéficiaires. Une information spécifique sera diffusée à l’occasion de l’inscription.

Pour bénéficier d’une prestation, le salarié doit en remplir les conditions et communiquer au CE les justificatifs demandés. Il est rappelé que c’est le CE qui détermine sa politique sociale chaque année dans l’intérêt de la collectivité des salariés, dans un souci de justice sociale et dans la limite de son budget.

Article 20 : Conditions de ressources

Le CE peut soumettre ses activités à conditions de ressources. Dans ce cas le quotient familial est calculé comme suit :

Au vu de l’avis d’imposition de l’année N sur les revenus de l’année N-1.

Article 21 : Assurance Annulation, frais divers

Toute annulation de prestation devra faire l’objet d’une correspondance adressée au CE. Ce dernier appliquera les conditions d’annulation des organismes prestataires (ces informations sont disponibles auprès du CE).

Un dossier sera ensuite adressé à la MACIF (assureur du CE) qui pourra prendre en charge ces frais au regard des justificatifs fournis. En tout état de cause, les frais de dossier (16 €) et l’assurance annulation (10 €) sont dus dans tous les cas.

Pour les situations non prises en charge par la MACIF, la totalité des frais réclamés par le prestataire restera à la charge de l’agent.

Les prêts logements accordés par le CE bénéficient d’une assurance obligatoire. Celle-ci garantit l’annulation des mensualités restant dues au jour du décès ou du classement dans la 3ème catégorie d’invalidité du bénéficiaire du prêt ou du co-emprunteur.

Si le prêt est accordé solidairement, chaque co-emprunteur est couvert à concurrence du montant global des sommes restant dues. La garantie est annulée si des procédures contentieuses de recouvrement du prêt sont engagées. Coût de la garantie : 1% du capital.

Article 22 : Temps de délégation

Pour l’exercice de sa mission, le Secrétaire du CE bénéficie, au titre du protocole d’accord du 27 mars 1991, d’un équivalent 3/4 temps. Il peut répartir librement ces heures entre les élus du CE pour la gestion des œuvres sociales du CE.

Les autres membres titulaires bénéficient de 20 heures de délégation par mois. Ils peuvent librement les partager avec les suppléants de leur liste.

Le temps consacré aux commissions fixées par ledit règlement et aux réunions avec l’employeur n’est pas décompté des heures de délégation.

Article 23 : Les remboursements de frais

Il convient de distinguer deux catégories de frais :

Ceux relevant des convocations de l’employeur :
Les frais inhérents aux réunions avec l’employeur sont à sa charge.

Ceux relevant des missions confiées par le CE :
Dans le cadre de son fonctionnement habituel ou sur demande exceptionnelle du bureau voire d’une commission, un ou des membres du CE peuvent être amenés à exercer des missions. Les frais qui peuvent en découler sont remboursés sur justificatif au réel des sommes engagées et imputés sur le budget de fonctionnement ou de la commission concernée.

Article 24 : Représentation du CE de la CAF 95

Le CE de la CAF 95 est obligatoirement représenté par au moins un de ses membres aux Conseils d’Administration ou assemblées générales de tout organisme bénéficiant d’une subvention du CE.
Ce représentant est désigné par le bureau. Un suppléant pourra également être désigné.

Le CE de la CAF 95 doit être obligatoirement consulté préalablement à toute délibération relative à la modification des statuts de ces organismes.

Les membres délégués doivent rendre compte au CE de leur mandat ainsi que de toutes les décisions prises par ces organismes.

Article 25 : Subvention de Fonctionnement :

– 4,14 % de la masse salariale pour les activités sociales et le fonctionnement
– 0,39 % de la masse salariale pour le logement, assortie si les conditions sont réunies, d’une dotation complémentaire de 0,39 %
– participation forfaitaire par repas servi pour la restauration, diminuée de 12 % pour amortissement et charges

Article 26 : Divers

Les membres du CE ainsi que le personnel administratif sont tenus au devoir de réserve et au secret professionnel, plus particulièrement en ce qui concerne les situations privées dont ils pourraient avoir eu connaissance dans l’exercice de leur mandat ou fonction.

Les « gratuits » (cadeaux aux élus, voyages, avantages divers..) doivent être confiés pour distribution à l’assistante sociale du personnel.

Nul ne peut se prévaloir de sa qualité de membre du CE de la CAF 95 pour en tirer des avantages personnels.

Le Président du CE de la CAF 95 Le Secrétaire du CE de la CAF 95